K2 · Trình bày và viết rõ ràng › Bậc 3 Vững vàng

Báo cáo tiến độ ngắn theo 3 phần

15 phút · Nhóm N3 · Cập nhật 2026-11-14

1. Mục tiêu

• Viết báo cáo tiến độ theo 3 phần: đã xong, đang vướng, cần hỗ trợ.
• Đưa số liệu và mốc thời gian cụ thể vào báo cáo.

2. Khởi động truy xuất

1. Một email tốt có mấy mục đích?
2. Thân email gồm 4 phần nào?

3. Giải thích

Cấp trên cần biết công việc đang ở đâu, để quyết định kịp thời. Một báo cáo tiến độ tốt trả lời ba câu hỏi, theo thứ tự.

1. Đã xong gì? Nêu kết quả, không kể quá trình. "Đã gọi 40/60 khách hàng" rõ hơn "đã làm việc với khách hàng cả tuần".

2. Đang vướng gì? Nêu vấn đề và ảnh hưởng của nó đến hạn. Nếu không vướng, ghi "không có". Đừng bỏ trống, người đọc sẽ không chắc.

3. Cần hỗ trợ gì? Nêu rõ cần ai làm gì, trước khi nào. Nếu không cần, ghi "không cần hỗ trợ".

Thêm một dòng việc tiếp theo nếu cấp trên muốn biết kế hoạch.

Ba lỗi hay gặp:

• Chỉ báo khi có tin tốt. Tin xấu báo sớm mới giúp cấp trên xoay xở.
• Dùng từ mơ hồ: "gần xong", "đang xử lý". Hãy dùng con số: 80%, 3/5 hạng mục.
• Báo cáo quá dài. Người đọc bận, nên giữ trong 5–7 dòng.

Khi nào báo cáo? Theo lịch đã thống nhất, ví dụ chiều thứ Sáu. Ngoài lịch, hãy báo ngay khi có nguy cơ trễ, như bài báo sớm.

Điều chỉnh theo người đọc. Với trưởng nhóm trực tiếp, có thể chi tiết hơn. Với cấp cao hơn, chỉ giữ kết quả chính và quyết định cần họ đưa ra.

4. Ví dụ tại nơi làm việc Việt Nam

Tình huống giả định. Tuấn là nhân viên kinh doanh mới ở một công ty phân phối thiết bị văn phòng. Mỗi chiều thứ Sáu, Tuấn gửi báo cáo tuần cho trưởng nhóm qua Zalo.

Báo cáo của Tuấn:

Báo cáo tuần 46 – Tuấn

Đã xong: gọi 40/60 khách hàng cũ; 6 khách hẹn gặp; chốt 2 đơn, tổng 18 triệu đồng.

Đang vướng: 20 khách còn lại sai số điện thoại. Có thể trễ mục tiêu gọi hết danh sách trước 30/11.

Cần hỗ trợ: nhờ chị xin danh sách cập nhật từ phòng kế toán trước thứ Ba.

Tuần tới: gặp 6 khách đã hẹn.

Vì sao cách này tốt: Mỗi phần có số liệu. Vấn đề nói rõ ảnh hưởng đến hạn. Đề nghị nói rõ ai làm gì, trước khi nào.

5. Thực hành

Tình huống giả định. Bạn là nhân viên kho. Bạn được giao sắp xếp lại khu hàng khô, gồm 5 dãy kệ, hạn cuối tháng. Hiện bạn xong 3 dãy. Dãy 4 thiếu nhãn kệ, đã đặt nhưng nhà cung cấp chưa giao.

Hãy viết báo cáo tiến độ 3 phần, tối đa 6 dòng.

6. Tự kiểm tra

Chọn đáp án. Mỗi lựa chọn đều có giải thích.

7. Phản tư

1. Báo cáo gần nhất của bạn có dùng từ mơ hồ như "gần xong" không? Nếu có, con số thật là bao nhiêu?
2. Có lần nào bạn giữ tin xấu lại để báo sau không? Kết quả ra sao?

8. Áp dụng thật

Trong 7 ngày tới, gửi một báo cáo tiến độ theo 3 phần cho người giao việc. Ghi lại phản hồi của họ vào nhật ký bằng chứng.

9. Siêu dữ liệu